Asiakastietojärjestelmä

Asiakastietojärjestelmä

Tietosuojaseloste: asiakastietojärjestelmä

1. Rekisterin nimi

Aarni Rehab Oy, Aarni Rehab Päihdekuntoutus Oy asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Aarni Rehab Oy

3. Rekisterin yhteyshenkilöt

Tietosuojavastaava Sanni Harju.

Tietosuojavastaava antaa rekisteröidyn pyynnöstä tarkempia tietoja rekisterinpidosta sekä rekisteröidyn oikeuksista saada tarkastaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

1. rekisteröidyn laitos- tai avokuntoutuksen järjestäminen, suunnittelu, toteutus ja seuranta/li>
2. rekisteröidyn kuntoutuksen ja muiden palveluiden laskuttaminen
3. toiminnan suunnittelu, tilastointi, seuranta ja arviointi
4. ammattihenkilöiden toiminnan valvonta

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

1. Henkilötietolaki (22.4.1999/523)
2. Laki asiakkaan asemasta ja oikeuksista (17.8.1992/785)
3. Laki asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun laina 6 §:n ja 9:n muuttamisesta (1999/489)
4. Eu:n tietosuoja-asetus (2016/679, 6. artikla)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot saadaan:

1. Aarni Rehabin tapahtuvan kuntoutuksen yhteydessä
2. rekisteröidyltä itseltään tai hänen omaiseltaan tai edunvalvojaltaan
3. muilta terveydenhuollon yksiköiltä, Kelasta tai vakuutusyhtiöistä

7. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

1. rekisteröidyn perustiedot
2. kuntoutuksen palvelutapahtumiin liittyvät asiakasasiakirjamerkinnät, lausunnot, lähetteet, tutkimusten tulokset ja tekniset tallenteet
3. muista terveydenhuollon toimintayksiköistä saadut kuntoutuksen kannalta välttämättömät tiedot

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttö perustuu rekisteröidyn ja häntä hoitavan henkilökunnan väliseen hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työsuhteen päätyttyä. Asiakastietoja saa käsitellä vain siinä laajuudessa kuin työtehtävät ja vastuut sitä edellyttävät.

Rekisteröidyn kuntoutukseen liittyvien lääkäreiden, hoitajien, fysio-, toiminta- ja puheterapeuttien, sosiaalityöntekijöiden sekä psykologien ja neuropsykologien lisäksi henkilötietoja voivat käsitellä:

1. erityistyöntekijät (esim. liikunnanohjaaja, ammatillisen kuntoutuksen ohjaaja, kokemusasiantuntija)
2. kuntoutussuunnittelijat (kuntoutusjaksojen suunnittelu)
3. asiakkuusvastaava (kuntoutusjaksojen suunnittelu)
4. kirjanpitäjä(laskutus) • arkistonhoitaja (asiakirjapyynnöt, asiakirjojen skannaus ja arkistointi)
5. ict-työntekijät ja asiakastietojärjestelmän pääkäyttäjät (esim. tekniset ylläpitotehtävät, raportointitehtävät)

Sähköisiin järjestelmiin käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käyttäjätunnuksiin on määritelty roolit työtehtävien laajuuden mukaan. Roolit määritellään työsuhteen alussa tai työtehtävien muuttuessa.

Paperimuotoinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa olevissa lukituissa kaapeissa.

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietosuojaohjeistuksilla.

9. Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan asiakkaan suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla:

1. jatkohoidosta vastaaville terveydenhuollon toimintayksiköille
2. kansaneläkelaitokselle
3. vakuutusyhtiöille
4. viranomaisille/li>

Rekisteristä luovutetaan Terveyden ja hyvinvointilaitoksen (THL) pitämään valtakunnalliseen hoitoilmoitusrekisteriin (HILMO) kuukausittain tiedot päättyneistä hoitojaksoista ja vuodenvaihteessa hoidossa olevista asiakkaista (asiakaslaskenta). Luovutuksen perusteena on Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilöstörekistereistä (9.6.1989/556) Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tieteelliseen tutkimukseen tutkimuslupapäätöksien perusteella.

10. Oikeus tarkastaa tiedot

Asiakas voi esittää tarkastuspyynnön omiin tietoihinsa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti tietosuojavastaavalle. Luvan tietojen tarkastamiseen antaa asiakasta hoitava lääkäri. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisesti asiakkaan pyytämässä laajuudessa.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen terveydenhuollosta vastaavan johtajan allekirjoittama todistus, josta ilmenee kiellon syy. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Asiakastietojärjestelmässä on mahdollista korjata virheellisiä tietoja, mutta alkuperäinen tieto jää talteen.

Asiakas tekee tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti. Mikäli asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan terveydenhuollosta vastaavan johtajan allekirjoittama todistus, josta ilmenee syyt tiedon korjaamatta jättämiseen. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Asiakasrekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla. Asiakkaan ei siis tarvitse erikseen esittää nimenomaista luovutuksen kieltoa.

13. Henkilötietojen käsittelyn kesto

Asiakasrekisterin tiedot säilytetään joko sähköisinä asiakastietojärjestelmässä tai tulosteina Aarni Rehabin arkistossa arkiston muodostussuunnitelman mukaisesti. Hävittämisessä noudatetaan arkistolaitoksen ja lakien kulloinkin voimassa olevia säädöksiä ja määräyksiä sekä niiden perusteella erikseen annettuja ohjeita.

14. Käsittely

Tietosuojaseloste on hyväksytty johtoryhmässä 3.3.2020